So organisiere ich meinen Alltag – Blogparade

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Im Rahmen der Blogparade „Wie organisierst du dich?“ von ithelps.at eröffne ich exklusiven Einblick in meine alltäglich Organisation. Zugegeben: mein tägliches Zeit- und Aufgabenmanagement stellt für mich immer noch die größte Herausforderung dar. Aber ich habe ein paar geeignete Hilfsmittel gefunden, mit denen ich diese Herausforderung ziemlich gut bewältigen kann.

1. Wie organisierst du dich und deine Aufgaben?

Nun, die Beantwortung dieser Frage ist gar nicht so einfach. Zunächst unterscheide ich meine Aufgaben in folgende Kategorien: Privates & Familie, Universität und Blogging. Für jeden „Sektor“ hat sich im Laufe der Zeit ein eigener Ablauf gebildet aber grob zusammengefasst spielen hier Listen eine sehr große Rolle. Ob  Online oder Offline – Listen & Erinnerungen sind DAS Medium meiner täglichen Organisation.

Im privaten Bereich versuche ich aber nach Möglichkeit mein Gehirn als Liste ein zu setzen. Zum Einen sehe ich das als kleines Training an, zum Anderen versuche ich so eine klare Trennung zwischen dem „Business“ und der Familie zu setzen. Zugegeben: Es klappt nicht immer.

2. Welche Software verwendest du? Was sind die wichtigsten Kriterien?

Evernote

Evernote
Preis: Kostenlos*

Die digitale Schaltzentrale meines persönlichen Managements ist Evernote. Hier habe ich alles drin. Die Software gleicht einer Art Datenbank wo ich alle Dokumente, Entwürfe, Ideen und wichtige Informationen gespeichert habe.

Ich bin klarer Verfechter des papierlosen Büros, also werden alle Dokumente in Evernote gespeichert und in Papierform vernichtet. So vermeide ich unnötigen Papierstau und mittels der Suchfunktion in Evernote kann ich sehr einfach alle notwendigen Informationen wieder finden. Evernote ist das einzige Programm, welches sich über alle meine Lebensbereiche erstreckt.

Evernote Sammeln

Evernote ist im Prinzip nichts anderes als ein digitaler Notizblock. Auf den Notizen lassen sich alle möglichen Dinge abspeichern: PDF, Sprachaufnahmen, Musiktitel, Bilder, Listen, Erinnerung, Standorte und vieles mehr. Diese Notizen werden in Notizbüchern gespeichert und gemeinsame Notizbücher werden in Stapel zusammen gefasst. So bildet sich eine eindeutige und einfache Struktur.

Mein Stapel für Herrenraum und die Universität für dieses Semester sieht beispielsweise so aus:

  • Herrenraum Blog (Stapel)
    • @Inspiration Herrenraum (Notizbuch)
      • Modische Smartwatches (Notiz mit Webseite als Inhalt)
    • Beiträge Herrenraum
    • Pläne & Ideen Herrenraum
    • Rechnungen & Rechtliches Herrenraum
  • Studium Volkswirtschaftslehre (Stapel)
    • @Allgemeines Studium (Notizbuch)
      • Studienbescheinigung WS 15/16 (Notiz mit PDF-Inhalt)
    • Internationale Makroökonomik
    • Finanzwissenschaft I
    • Makroökonomik I
    • Privatrecht
    • Produktion & Absatz
    • Zusatzqualifikationen

Kurzum: Ohne Evernote läuft bei mir fast nichts mehr!

Erinnerung

Im privaten Gebrauch und für die Universität nutze ich sehr gerne die Erinnerung-App von Apple.Erinnerung Ort

Diese hat für mich besonders den Vorteil, dass ich Erinnerungen ganz leicht und einfach über Siri speichern lassen kann, diese immer auf allen meinen Geräten (Vorteil bei einem Apple-LineUp) synchronisiert ist und ich ortsgebundene Erinnerungen einstellen kann: „Erinnere mich an ‚Ordner kaufen‘, wenn ich die Universität verlasse.“ Funktioniert prima!

 

ToDoIst

Todoist: Aufgabenliste | To-Do List
Todoist: Aufgabenliste | To-Do List
Entwickler: Doist
Preis: Kostenlos*

ToDoIst benutze ich überwiegend im „beruflichen“ Alltag, also wenn es um das Bloggen geht oder bestimmte Projekte die ich umsetzen möchte. Denn ToDoIst bietet ähnlich wie Evernote ein verschachteltes System an. Das bedeutet ich lege ein Projekt fest und teile dieses in bestimmte Sektoren ein.

ToDoIst Mehr Erreichen Produktiv

Diese Sektoren erhalten dann eigene Aufgaben. Die Applikation eignet sich vor allem bei Teamarbeit und größeren Projekten mit mehreren Teilaufgaben.

ToDoIst Mehr Erreichen ProduktivDie ToDo-Liste für Herrenraum könnte so aussehen

  • Herrenraum Blog (Projekt)
    • Content (Kategorie)
      • Beitrag „Weihnachtsgeschenke“ erstellen (Aufgabe)
    • Gestaltung
      • Live-Ticker implementieren
    • Marketing
      • Facebook Werbung schalten

Ein weiterer Vorteil von ToDoIst ist die breite Geräteverfügbarkeit. Die Applikation gibt es sowohl als App für Smartphone und Desktop, aber auch als Web-Version.

ToDoIst Mehr Erreichen ProduktivWichtige Kriterien

Ausschlaggebend für die Nutzung der Software ist für mich

  • breite Produktkompatibilität
  • reibungslose Synchronisation
  • ansprechender Aufbau

3. Welche Fehler vermeiden?

1. Sei optimistisch

Bei der Organisation ist es wichtig, nicht zu pessimistisch zu planen: Schränke dich zeitlich stärker ein, statt dir zu wenig zu zu muten:

Wenn du 30 Minuten für die Lösung einer Aufgabe benötigst, dann setze sie mit 20 Minuten an und sei bestrebt diese auch einzuhalten.

2. Klare Arbeitszeiten

Ich nutze meinen Kalender um mir klare Zeiten für meine Aufgabengebiete zu setzen. Habe ich während den Vorlesungen an der Universität dazwischen zwei Stunden Zeit, werden diese als „Arbeitszeit“ für meinen Blog eingetragen. Das schafft einen Ausgleich und klare Strukturen.

Skagen Uhr Notebook Work Notizblock Produktiv

Wichtig ist außerdem der verdiente Feierabend. Setze dich selbst in die Lage als Angestellter deiner Arbeit. Irgendwann ist Schluss! Bei mir wird spätestens um 20 Uhr „der Laden dicht gemacht“. Danach wird weder etwas für das Studium, noch für Herrenraum gemacht. Diese Zeit gehört mir und meiner Frau. Das ist nicht zu unterschätzen!

4. Tägliche Routine für die Planung?

Eigentlich habe ich keine wirkliche Routine. Ich mache mir morgens beim Frühstück häufig Gedanken über die grobe Planung. Ist am Tag viel zu tun oft auch schon am Abend davor.

Dazu nutze ich meinen Kalender und die genannten Erinnerungs-Apps. Das reicht in der Regel aus.

5. Wie viel Zeit verwendest du für die Planung?

Der zeitliche Aufwand ist bei mir nicht besonders hoch. Ich mache das entweder während dem Frühstück – vorausgesetzt ich frühstücke alleine – oder in der Bahn auf dem Weg zur Universität. Insgesamt dürften aber nicht mehr als 10 Minuten auf die tägliche Planung gehen.

6. Tipps für erhöhte Produktivität?

  • Ausreichend Schlaf
  • Ziel vor Augen
  • Menschen die dich unterstützen
  • gute Organisation (s. Frage 1 und Frage 2)

7. Mögliche Störquellen bei der Planung?

Die größte Störquelle ist man häufig selbst. Ich wirke dem entgegen indem ich ein Motivationsschreiben verfasst habe, indem ich mir selbst darlege warum ich bestimmte Ziele erreichen will und wieso ich das alles tue.

8. Priorisierung von A1, A2, B1, B2… ?

Ich persönlich halte von der Priorisierung nicht besonders viel. Die Aufgaben die ich in meiner Liste notiert habe würde ich alle mit der höchsten Priorität ansetzen.

Ich setze die Priorität auf zeitlicher Ebene: sind die Aufgaben dringend, so werden sie zeitlich entsprechend angesetzt. Wenn nicht, dann kommen sie erst in den nächsten Tagen auf die Liste. So hat jeder Tag seine eigene Aufgabenliste.

Fazit

Das war mein Beitrag zur Blogparade „Wie organisierst du dich?“. Ich hoffe ich konnte einen kleinen Einblick in mein tägliches Chaos gewähren und damit den einen oder anderen Impuls geben.

Wie organisierst du deinen Alltag? Deine Meinung interessiert!


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